Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Mieterportal ist:

GG Property GmbH
Lahnstraße 8
35232 Dautphetal
Geschäftsführung: Adrian Gaz
Telefon: +49 6466 8991900
E-Mail: info@gaz-group.com

2. Allgemeines

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. In Betracht kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, etwa Mietverhältnis, Besichtigungsanfrage), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, etwa sicherer und stabiler Betrieb der Website). Die jeweils einschlägige Grundlage nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht, in der Regel 6 bzw. 10 Jahre) dies verlangen. Konkrete Fristen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, www.datenschutz.hessen.de.

3. Hosting und technischer Betrieb

Server

Diese Website und das Mieterportal werden auf einem von uns betriebenen Server bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe (Rechenzentrum in Deutschland) gehostet. Alle Anwendungsdaten (Datenbank, hochgeladene Dateien, Mieterportal) liegen auf diesem Server; es findet keine Verarbeitung durch externe Cloud-Datenbankanbieter statt. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung).

Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website werden technisch bedingt Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten dienen ausschließlich der Auslieferung der Seite, der Abwehr von Angriffen (z. B. Begrenzung von Anfragen pro IP-Adresse) und der Fehleranalyse und werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verschlüsselung

Die Übertragung aller Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Unsere Server werden regelmäßig gesichert; die Sicherungen werden auf Systemen in Deutschland gespeichert.

4. Cookies, lokale Speicherung und Reichweitenmessung

Diese Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken ein und bindet keine Social-Media-Plugins oder Werbenetzwerke ein. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Cookiefreie Besuchsstatistik (Umami)

Um zu erfahren, wie viele Besucher unsere Website nutzen und welche Seiten sie aufrufen, verwenden wir die Open-Source-Software Umami, die auf unserem eigenen Server in Deutschland läuft. Umami setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Erfasst werden aufgerufene Seite, verweisende Website, Land, Browser und Gerätetyp sowie bestimmte Aktionen (z. B. „Kontaktformular gesendet“). Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert; zur Unterscheidung von Besuchen wird ein täglich wechselnder, nicht zurückrechenbarer Hash gebildet, sodass kein Profil über mehrere Tage entstehen kann. Die Statistik wird nur auf den öffentlichen Seiten erhoben, nicht im Mieterportal oder im internen Bereich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Verbesserung unseres Angebots); da nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen wird, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich.

Wenn Sie sich im Mieterportal oder im internen Verwaltungsbereich anmelden, wird Ihre Sitzung im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt, damit Sie bei einem erneuten Aufruf angemeldet bleiben. Diese Speicherung ist für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können die Daten jederzeit durch Abmelden oder Löschen der Website-Daten in Ihrem Browser entfernen.

5. Kontaktaufnahme

Kontaktformulare

Über die Formulare „Kontakt“ (Eigentümer und Interessenten) und „Mieter-Kontakt“ übermitteln Sie uns Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Ihr Anliegen bzw. Ihre Immobilienart, bei Mietern ggf. die Objektangabe, sowie Ihre Nachricht. Die Angaben werden per E-Mail an unser Büro übermittelt und dort zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme bzw. Durchführung des Mietvertrags), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

E-Mail und Telefon

Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Telefon, speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

WhatsApp

Wir bieten für allgemeine Anfragen zusätzlich die Kontaktaufnahme über WhatsApp an. Wenn Sie den WhatsApp-Link nutzen, verarbeitet WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland (Teil des Meta-Konzerns) Ihre Telefonnummer, Ihren Namen laut Profil und den Nachrichteninhalt nach den WhatsApp-Datenschutzbestimmungen; dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden, die Meta auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln stützt. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail, Telefon oder Formular erreichen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch die aktive Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Schadensmeldungen nehmen wir über WhatsApp nicht entgegen; bitte nutzen Sie dafür das Formular auf der Website.

E-Mail-Versand

Automatische E-Mails (Bestätigungen, Anmeldelinks, Terminbestätigungen) versenden wir über die E-Mail-Server der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

6. Mietangebote und Besichtigungstermine

Buchung von Besichtigungsterminen

Bei der Online-Buchung eines Besichtigungstermins verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht sowie den gewählten Termin und das Objekt. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail mit Kalendereintrag; unser Büro wird über die Buchung informiert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Die Daten werden nach Abschluss des Vermietungsvorgangs, spätestens 12 Monate nach dem Termin, gelöscht, sofern kein Mietverhältnis zustande kommt.

Benachrichtigung über neue Objekte (Suchagent)

Über den Suchagenten können Sie sich per E-Mail über neue Mietangebote informieren lassen. Dazu verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Namen sowie Ihre Suchkriterien (Ort, Mindestanzahl Zimmer, maximale Gesamtmiete), um Ihnen nur passende Objekte zu senden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Benachrichtigungen werden erst versendet, nachdem Sie Ihre Anmeldung über den Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigt haben; den Zeitpunkt der Bestätigung speichern wir als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink widerrufen, der in jeder E-Mail des Suchagenten enthalten ist, oder per E-Mail an info@gaz-group.com; Ihre Daten werden dann umgehend gelöscht. Nicht bestätigte Anmeldungen werden nicht für Benachrichtigungen verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Objektfotos und Platzhalterbilder

Objektfotos liefern wir von unserem eigenen Server aus. Nur wenn zu einem Objekt noch keine eigenen Fotos vorliegen, wird ein neutrales Platzhalterbild vom Dienst Pexels (Pexels GmbH, Berlin) geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an Pexels übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (ansprechende Darstellung); wir arbeiten daran, Platzhalter vollständig lokal bereitzustellen.

7. Mieterportal

Zugang beantragen und anmelden

Der Zugang zum Mieterportal wird auf Antrag eingerichtet. Dazu verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Objekt/Wohnung und Nachricht. Wir prüfen die Angaben anhand unserer Mietverhältnisse und schalten den Zugang frei oder lehnen ihn ab; der Antrag wird zu Nachweiszwecken bis zu 12 Monate aufbewahrt. Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen per E-Mail versandten, zeitlich begrenzten und einmalig nutzbaren Anmeldelink. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietvertrags).

Inhalte des Portals

Im Portal sehen Sie ausschließlich Daten zu Ihrem eigenen Mietverhältnis: Angaben zu Ihrem Mietobjekt (Objekt, Einheit, Lage, Größe, monatlicher Zahlbetrag, Mietbeginn), Ihre Schadensmeldungen mit Bearbeitungsstand, von uns für Sie bereitgestellte Dokumente (z. B. Mietvertrag, Abrechnungen, Protokolle) sowie Nachrichten zwischen Ihnen und unserem Büro. Die Zuordnung erfolgt technisch über die E-Mail-Adresse Ihres Zugangs; andere Mieter haben keinen Zugriff. Dokumente werden über kurzlebige, signierte Links abgerufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Herkunft der Mietvertragsdaten

Die Angaben zu Ihrem Mietobjekt (z. B. Einheit, Lage, Zahlbetrag, Mietbeginn) stammen aus unserer Mieterverwaltung und werden für die Anzeige im Portal auf unseren Server übernommen.

8. Schadensmeldungen

Über das Formular „Schadensmeldung“ können Mieter (auch ohne Portalzugang) Schäden melden. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Wohnung, Kategorie, Dringlichkeit, Beschreibung sowie optional bis zu fünf Fotos oder PDF-Dateien (max. 8 MB je Datei). Bitte achten Sie darauf, auf Fotos keine Personen oder unnötig privaten Bereiche abzubilden. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer per E-Mail; mit dieser Nummer können Sie den Bearbeitungsstand ohne Anmeldung abfragen (angezeigt werden nur Status, Kategorie und Zeitpunkte, keine personenbezogenen Angaben). Die Meldung wird von unseren Mitarbeitern und ggf. beauftragten Handwerksbetrieben bearbeitet; an Handwerker geben wir nur die für die Ausführung notwendigen Angaben weiter (Adresse, Kontakt, Schadensbeschreibung, Fotos). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Hochgeladene Dateien werden nach Abschluss des Vorgangs, spätestens nach 3 Jahren, gelöscht; die Meldung selbst wird im Rahmen der Mietvertragsunterlagen aufbewahrt.

9. Interner Verwaltungsbereich

Der Verwaltungsbereich der Website ist ausschließlich unseren Mitarbeitern vorbehalten. Die Anmeldung erfolgt mit persönlichen Zugangsdaten bzw. über unseren firmeninternen Anmeldedienst; Zugriffe werden protokolliert (Zeitpunkt der letzten Anmeldung).

10. Empfänger und Drittlandübermittlung

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist (z. B. an Handwerksbetriebe, Versorger, Eigentümer des Objekts im Rahmen der Verwaltung, Steuerberater) oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Auftragsverarbeiter (Hosting, E-Mail-Versand) sind oben genannt und verarbeiten die Daten in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur statt, wenn Sie selbst den WhatsApp-Kontakt nutzen (siehe Abschnitt 5).

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.